Einen automatischen Dienstplan versprechen viele, aber SCEDDY ist wirklich ein Dienstplan-Automat. Einmal eingerichtet, bleibt er Woche für Woche, Monat für Monat automatisch optimale Dienstpläne. Die Mitarbeiter geben online ihre Wünsche ein, Sie geben den Bedarf vor – ein Mausklick, und SCEDDY baut den passenden Plan. Algorithmen der künstlichen Intelligenz sorgen dafür, dass Personalbedarf und Mitarbeiterwünsche optimal zusammengeführt werden. Das macht Ihre Mitarbeiter glücklich und sorgt dafür, dass in Zeiten knapper Fachkräfte immer bedarfsgerechte Dienstpläne entstehen.

Denn ein guter Dienstplan muss zwei wichtige Anforderungen erfüllen: Der Bedarf an Mitarbeitern muss möglichst genau erfüllt sein und die Mitarbeiter müssen mit dem Plan zufrieden sein.

SCEDDY erstellt automatisch Dienstpläne, die beides können. Der Bedarf an Mitarbeitern wird passgenau eingehalten – hinsichtlich des Einsatzortes, der Tätigkeitsprofile und der Zahl der Mitarbeiter, die zu einer bestimmten Zeit gebraucht werden. Und dabei werden die Wünsche der Mitarbeiter so weit es geht berücksichtigt – und diese Wünsche können die Mitarbeiter selbst online eingeben.

Erfassung von Einteilungswünschen direkt online durch die Mitarbeiter und automatische Dienstplanung durch KI-Algorithmen – das ist die Kombination, die SCEDDY zum idealen Dienstplanungswerkzeug für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, Gastronomie-Betriebe, Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsämter und viele andere macht.

Personalbedarf detailliert planen

Sie geben an, an welchen Orten (Filialen, Betriebe, Abteilungen, Stationen…) welches Personal benötigt wird. Dabei können Sie für jede Tätigkeit oder Mitarbeiterart genau angeben, wie viele Personen zu welchen Zeiten benötigt werden. Welche Qualifikationen werden zu welcher Zeit gebraucht? Das können Sie für jeden Wochentag stundengenau vorgeben.

Zunächst legen Sie für eine Standardwoche eine Bedarfsvorlage an. Diese übernehmen Sie dann in einen konkreten Planungszeitraum. Natürlich können Sie für diesen Zeitraum dann noch einmal Bedarfsanpassungen vornehmen, etwa, wenn Wochenfeiertage zu berücksichtigen sind, oder wenn durch besondere Situationen mehr oder weniger Personal gebraucht wird, als es gewöhnlich der Fall ist.

Mitarbeiterwünsche im Dienstplan berücksichtigen

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Dienstplan ist aus vielen Gründen wichtig. Zum einen hilft es, Fluktuation zu vermeiden. Zum anderen reduziert die Mitarbeiterzufriedenheit die Notwendigkeit, im Nachhinein Änderungen am Dienstplan vorzunehmen.

Deshalb ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Einteilungswünsche bereits vor der Planung angeben können. Sie tun dies direkt im System auf einer entsprechenden Webseite. So ist es möglich, dass sie ihre Wünsche auch von zu Hause aus, auch bequem am Smartphone oder Tablet, angeben können.

Für die Mitarbeiter ist es möglich, sowohl den Wunsch anzugeben, zu einer bestimmten bevorzugten Zeit eingeteilt zu werden, als auch, zu einer Zeit möglichst nicht eingeteilt zu werden. Zudem können Abwesenheiten eingetragen werden, die allerdings, je nach Ihren Vorgehensweisen, noch bestätigt werden müssen.

Einen Dienstplan automatisch erstellen

Wenn der Personalbedarf festgelegt ist und die Mitarbeiter ihre Einteilungswünsche angegeben haben, erstellt SCEDDY mit einem Algorithmus unter Verwendung seiner künstlichen Intelligenz einen optimalen Dienstplan. Die wichtigsten Kriterien können durch Konfigurationen festgelegt werden, denn natürlich lassen sich nie alle Anforderungen an einen Dienstplan vollständig erfüllen. Soll der Dienstplan eher gar keine Lücken enthalten und stattdessen Mitarbeiterwünsche vernachlässigen, oder steht die Mitarbeiterzufriedenheit ganz oben und eventuelle Lücken werden einzeln im Nachhinein betrachtet und gefüllt?

Damit SCEDDY am Ende zuverlässig Woche für Woche oder auch Monat für Monat einen guten Dienstplan baut, muss ein bisschen experimentiert werden und es ist nötig, Erfahrungen dabei zu sammeln. Wichtig ist auch, dass allen Beteiligten klar ist, dass die Einführung von SCEDDY ein Lernprozess ist, der einiges Gewohnte in Frage stellt. Aber am Ende sind sowohl die Personen, die heute die aufwändigen Planungen machen müssen, als auch die, die nach dem Plan arbeiten, zufrieden.

Den Dienstplan bearbeiten

Kaum ist der Dienstplan fertig, sind Korrekturen notwendig. Davor ist auch der beste Dienstplan nicht gefeit. Mitarbeiter werden krank oder wollen kurzfristig frei bekommen. Oder umgekehrt – plötzlich wird mehr oder weniger Personal gebraucht, als angenommen war.

Zudem ist es auch möglich, dass Änderungswünsche entstehen, wenn man den Dienstplan zum ersten Mal vor Augen hat. Dann fällt vielleicht jemandem auf, dass er gern doch noch mit einem Kollegen tauschen würde, oder man merkt, dass eine kleine Änderung im Plan die Zufriedenheit der Mitarbeiter noch weiter erhöhen würde.

SCEDDY unterstützt Sie auch bei Korrekturen und Anpassungen des bereits erstellten Plans. Dabei zeigt das Programm ihnen immer an, welche Mitarbeiter für einen Einsatz zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen und welche Kriterien für einen Einsatz sie tatsächlich erfüllen.

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